承办会议、组织活动的18个步骤如下：
拟制方案计划
明确会议或活动的主题、时间、地点、参加人员、组织形式、日程安排、组织领导以及各类保障措施。
召开协调会
细化各业务部门担负的任务、责任分工以及完成时限，确保各部门协同合作。
准备会议材料
起草撰写会议须知、主持词、开幕词、动员讲话、总结讲话、经验材料、学习文件等，并进行排版印刷。
准备会务用品
准备会议证件、桌签、笔、本和各类办公耗材，确保会议顺利进行。
设置会场
悬挂会标、设置主席台、排列座位、摆放桌签、试放音响、准备多媒体设备等，营造专业会议氛围。
安排保障
确保食宿、医疗、通信、用电和安全保卫等方面的保障措施到位。
组织接站
安排接站信息、接站人员和保障车辆，确保参会人员顺利抵达。
组织人员签到
安排专人办理签到手续，核发各类证件，分发文件材料，并介绍相关情况。
召开预备会
对日程安排、服务保障和注意事项等进行明确，征求意见建议，并提出具体要求。
现场组织
组织人员入场，搞好会务保障，及时协调解决出现的矛盾问题，灵活处置各类突发情况。
现地观摩
提前做好现场设置、活动内容、参观路线、车辆保障等各项准备，确保观摩活动顺利进行。
合影留念
确定参加合影人员，选定合影地点，事先安排好摄影师，搞好队形设计，留下美好回忆。
食宿保障
按照预定方案抓好食宿保障落实，特别注意少数民族与会人员的饮食禁忌，及时对房间、餐厅等场所进行打扫、通风、消毒等。
组织人员返回
提前了解返程信息，做好送站安排，确保参会人员顺利返程。
收集整理会务用品
会议结束后，收集整理会务用品，登记造册，搞好交接工作。
梳理上报活动情况
系统梳理会议或活动的基本情况、经验做法和主要成效，及时向上级反映有关情况。
汇编活动资料
对方案计划、会议材料、录音摄像等进行系统整理、装订成册，留作以后查阅参考。
搞好财务结算
对已列入活动预算或预算外开支应纳入报销的经费，及时进行处理，确保财务清晰无遗漏。
以上步骤涵盖了承办会议、组织活动的全过程，从筹划准备阶段到活动实施阶段，再到总结收尾阶段，每一步都至关重要，需要精心组织和周密安排。
