1. 一段秘书：仅执行任务。他们满足部分期望，接受分配的任务，按照指示行事。2. 二段秘书：跟进并确认。在发出会议通知后，他们会通过电话与参会者确认，确保每个人都能及时收到通知。3. 三段秘书：检查与汇报。他们会提前30分钟提醒与会者会议时间，并对任何临时无法参加会议的人立即向总经理报告，确保总经理在会议前了解缺席情况，以便做出调整。4. 四段秘书：全面准备。他们会确保会议室门上贴有会议时间，预约投影设备并保证相关物资到位，测试投影仪和电脑等设备的显示是否正常。5. 五段秘书：满足期望。他们了解会议性质和议题，并将相关资料提前发送给与会者，这样的秘书通常会受到上级的青睐。6. 六段秘书：记录会议。他们详细记录会议内容，有时还需进行录音备份。7. 七段秘书：分发记录。会议结束后，他们将会议记录发送给所有与会人员。8. 八段秘书：任务分配与跟踪。他们将会议中确定的任务逐一分配给责任人，并定期跟踪任务完成情况，及时向总经理汇报，逐步向管理层迈进。9. 九段秘书：流程化。他们将上述所有步骤标准化为一套“会议”服务流程，建立一个不依赖任何个人的会议服务体系。这样，成为行政主管的可能性就大大增加了。
